Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, có một số loại giao dịch dân sự, hợp đồng có điều kiện phát sinh hiệu lực khi nó được công chứng. Thực tiễn hiện nay có không ít trường hợp bị từ chối công chứng diễn ra trái với quy định của pháp luật công chứng dẫn đến ảnh hưởng quyền lợi, nghĩa vụ của các bên muốn xác lập quan hệ dân sự. Thấy được thực trạng đó, Công ty Luật TNHH HT Legal VN xin được phân tích để làm rõ vấn đề này.
Căn cứ pháp lý:
– Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2018);
– Thông tư số 01/2021/TT-BTP Thông tư quy định chi tiết một số điều và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp ban hành ngày 03/02/2021.
1. Thế nào là từ chối công chứng và khi nào Công chứng viên bị cấm thực hiện công chứng, được quyền từ chối thực hiện công chứng.
Đối với định nghĩa về “Từ chối công chứng”, hiện nay chưa có một văn bản quy phạm pháp luật quy định thống nhất về khái niệm từ chối công chứng, nhưng căn cứ theo quy định tại Khoản 01 Điều 02 và điểm đ Khoản 1 Điều 17 Luật Công chứng năm 2014 sửa đổi, bổ sung năm 2018 (Sau đây xin được gọi tắt là Luật Công chứng) thì “Từ chối công chứng” có thể hiểu một cách đơn giản đó là trường hợp Công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng không chấp nhận (từ chối) chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, từ chối tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, mà những văn bản này theo quy định của pháp luật phải được tiến hành công chứng hoặc theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức vì lí do nội dung hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
Về nguyên tắc, theo quy định tại điểm d Khoản 01 Điều 07 Luật Công chứng, Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng chỉ được quyền từ chối thực hiện công chứng khi mà có lý do chính đáng. Vậy vấn đề đặt ra là thế nào là lý do chính đáng? Để giải thích được thế nào là lý do chính đáng, bước đầu tiên cần tìm hiểu một số quy định của pháp luật về các trường hợp Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng không được thực hiện hoạt động công chứng và những trường hợp được quyền từ chối công chứng.
Đầu tiên, đối với những trường hợp pháp luật cấm không được thực hiện. Căn cứ quy định tại điểm b và c Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng, đối với những trường hợp này mặc nhiên công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải không tiến hành công chứng, bao gồm những trường hợp sau:
– Thứ nhất, Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối.
– Thứ hai, Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
Như vậy, nhìn chung các trường hợp Công chứng viên bị cấm thực hiện công chứng đó là những trường hợp có sự vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội (điểm b) hoặc những trường hợp có nguy cơ vụ lợi, không khách quan hoặc lẫn tránh nghĩa vụ thông qua hành vi công chứng của mình (điểm c).
Tiếp đến là các trường hợp mà Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng khi nhận thấy có dấu diệu do Luật Công chứng quy định thì có quyền từ chối tiến hành hoạt động công chứng. Những trường hợp này, tạm thời được phân chia như sau:
– Đối với những hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản đã được soạn sẵn. Căn cứ quy định tại Khoản 5 và 6 Điều 40 Luật Công chứng; Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng sẽ được quyền từ chối thực hiện công chứng đối với hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản trong hai trường hợp, lần lượt đó là:
+ Trong trường hợp Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; nếu đã tiến hành xác minh, giám định mà vẫn không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. (Khoản 5 Điều 40)
+ Trường hợp tiếp theo đó là, trường hợp Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. (Khoản 6 Điều 40)
– Đối với thỏa thuận phân chia di sản, căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng, đối với thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, công chứng viên chỉ được quyền từ chối thực hiện công chứng đối với một trường hợp duy nhất, đó là trường hợp trong quá trình kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì được quyền từ chối yêu cầu công chứng.
– Đối với trường hợp công chứng bản khai di sản, căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 58 và Khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng, tương tự với trường hợp từ chối công chứng thỏa thuận phân chia di sản, công chứng viên sẽ được quyền từ chối nếu trong quá trình kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì khi này công chứng viên sẽ được quyền từ chối tiến hành yêu cầu công chứng.
– Cuối cùng, đối với công chứng di chúc, căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 56, Công chứng viên phát sinh quyền từ chối công chứng khi mà có cơ sở nhận thấy rằng người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép tại thời điểm lập lập di chúc khi này Công chứng viên sẽ tiến hành làm rõ, nếu không làm rõ được thì được quyền từ chối.
Như vậy, qua phân tích trên, có thể nhận thấy rằng việc Công chứng viên bị cấm thực hiện công chứng, được quyền từ chối công chứng có một đặc điểm chung đó là Công chứng viên có quyền từ chối hoặc bị cấm khi việc công chứng mà giao dịch dân sự, hợp đồng hoặc văn bản có nội dung rơi vào những trường hơp luật cấm hoặc nếu công chứng thì dẫn đến hợp đồng, giao dịch dân sự bị vô hiệu. Như vậy, có thể kết luận rằng lý do chính đáng để từ chối công chứng đó là những lí do về nội dung công chứng có sự vi phạm điều cấm của luật hoặc công chứng thì dẫn đến hợp đồng, giao dịch dân sự bị vô hiệu.
2. Xử lý tình huống bị từ chối công chứng nhưng không nêu rõ lý do?
Trong quá trình tư vấn pháp luật và hỗ trợ khách hàng xử lý các vụ việc, Công ty Luật TNHH HT Legal VN có nhiều cơ hội để làm việc với nhiều đơn vị công chứng, nhưng phải thừa nhận một thực tế là mặc dù Luật Công chứng đã có sự quy định rõ những trường hợp phát sinh quyền từ chối và về nguyên tắc khi và chỉ khi rơi vào những trường hợp đó thì công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng mới được quyền từ chối. Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh không ít vấn đề liên quan đến từ chối công chứng.
Theo một thống kê vào năm 2019, cả nước có trên 1,1 nghìn tổ chức hành nghề công chứng, mỗi khu vực, mỗi đơn vị công chứng có những cách xử lý công chứng khác nhau, đơn cử đó là trường hợp cùng một mẫu hợp đồng, mẫu văn bản giao dịch dân sự có nội dung tương tự nhưng khi được yêu cầu công chứng thì lại có kết quả khác nhau, có nơi chấp nhận nội dung của toàn bộ hợp đồng, giao dịch dân sự và đồng ý công chứng nhưng lại có nơi khác cho rằng nội dung trong hợp đồng, giao dịch dân sự là không phù hợp với quy định và yêu cầu chỉnh sửa nội dụng rồi mới tiến hành công chứng hoặc thậm chí từ chối công chứng với lý do đơn giản là quan điểm của họ là như vậy.
Chúng tôi có xử lý một văn bản ủy quyền rất đơn giản, trong đó có nội dung ủy quyền tham gia làm việc giai đoạn tiền tố tụng (liên hệ làm việc, trao đổi trực tiếp, lập biên bản, đưa ra yêu cầu …) và sau này là đại diện khách hàng khởi kiện, tham gia tố tụng và đến giai đoạn thi hành án, ngoài ra yêu cầu nhiều người (cá nhân và/hoặc pháp nhân) cùng nhận ủy quyền nhưng khi liên hệ 7 đơn vị công chứng thì có ít nhất 04 đơn vị có quan điểm không chấp nhận hết toàn bộ nội dung, yêu cầu sửa (dù không nêu ra được lý do) hoặc không cho ủy quyền nhiều người hoặc không chấp nhận nội dung ủy quyền lại, thậm chí từ chối công chứng … lý do phần lớn được đưa ra là rắc rối pháp lý hoặc quan điểm của họ là vậy.
Điều đáng nói hơn, thực trạng này diễn ra thường xuyên và nguyên nhân chính, mang tính chủ đạo dẫn đến việc này là tư duy pháp luật giữa các Công chứng viên về cùng một dung là hoàn toàn khác nhau. Thậm chí, có những trường hợp chỉ dựa trên quan điểm, phán đoán đúng sai pháp luật một cách chủ quan mà không dựa vào quy định của pháp luật để từ chối công chứng, không trả lời khách hàng điểm nào trong nội dung của hợp đồng, giao dịch dân sự là sai pháp luật mà chỉ dựa trên quan điểm cá nhân để đánh giá. Điều này làm ảnh hướng không chỉ đến quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, mà còn đi ngược làm sai lệch quy định của Luật Công chứng về từ chối công chứng, ảnh hưởng không ít đến uy tín của một số tổ chức hành nghề liên quan đến pháp luật.
3. Khi gặp phải những tình huống này thì phải làm sao?
Về quy định pháp luật, Luật Công chứng hiện hành cũng dành ra một chương để quy định về vấn đề xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp trong hoạt động công chứng, bao gồm 06 điều, từ Điều 71 – 76, đáng lưu ý nhất đối với giải quyết tình trạng vừa nêu đó là Điều 71 và 72: khi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng mà có sự vi phạm về việc từ chối công chứng không đúng quy định như đã phân tích ở phần 1 và từ chối không có lý do như nêu ở đoạn trên thì sẽ bị xử lý vi phạm hành chính. Trường hợp bị từ chối công chứng trái pháp luật gây ảnh hưởng, thiệt hại nghiêm trọng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng có thể giải quyết tranh chấp thông qua thủ tục tố tụng tại Tòa án theo quy định tại Điều 76 Luật Công chứng hiện hành.
Để bảo đảm thực hiện và kịp thời phát hiện sai phạm, Bộ Tư pháp cũng ban hành Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021, tại Điều 28 Thông tư này quy định trường hợp người yêu cầu công chứng bị từ chối thì có thể khiếu nại đến Sở Tư pháp, để Sở Tư pháp tiến hành kiểm tra hoạt động công chứng của Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, trường hợp phát hiện sai phạm sẽ có biện pháp xử lý thích đáng. Điều này vừa đảm bảo quyền lợi cho người yêu cầu công chứng đồng thời cũng giúp cho hoạt động công chứng diễn ra minh bạch, đúng với quy định của pháp luật.
Về thủ tục, người yêu cầu công chứng cần có văn bản yêu cầu hoặc lập biên bản làm việc với người đại diện của đơn vị công chứng về nội dung từ chối công chứng, lý do và tất cả các vấn đề liên quan việc từ chối công chứng trái pháp luật. Bạn hoàn toàn có quyền gửi email hoặc gửi thư phản ánh đến Lãnh đạo của đơn vị công chứng để khiếu nại về hành vi từ chối công chứng trái pháp luật. Tùy tình hình giải quyết để có thể cân nhắc khiếu nại lên Sở Tư pháp hoặc khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tất nhiên bạn cũng không nên quên nói hoặc gửi thư cám ơn đến đơn vị công chứng hoặc Công chứng viên thực hiện công việc tốt và chuyên nghiệp để khích lệ và nêu gương tốt cho mọi người biết đến và ủng hộ.
Thực tế, bản thân Công ty Luật TNHH HT Legal VN chúng tôi cũng phải tính toán rất nhiều phương án và cách thức khác nhau để làm sao không phải mất thời gian xử lý những tình huống tranh cãi không cần thiết, vừa bảo đảm tốt nhất cho quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng và sự thuận lợi trong công việc. Tại khu vực Tp. Hồ Chí Minh thì Công ty luật chúng tôi thường xuyên làm việc và kết hợp với những đơn vị công chứng có uy tín và cũng biết chọn lựa những Công Chứng viên có chuyên môn để đảm bảo tốt nhất công việc của mình.
Trên đây là một số nội dung chia sẻ pháp lý của Công ty Luật TNHH HT Legal VN về xử lý tình huống bị từ chối công chứng nhưng không nêu rõ lý do. Để được tư vấn hiệu quả cho vấn đề pháp lý của bạn, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN
VP1: 37/12 hẻm 602 Điện Biên Phủ, P.22, quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh (Cạnh UBND phường 22).
VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Email: info@htlegalvn.com Hotline: 09 6161 4040 – 09 4517 4040
