Việc đóng dấu giáp lai là một yêu cầu quan trọng trong quản lý văn bản và giao dịch pháp lý, nhằm xác nhận tính chính xác, đảm bảo tính chân thực của từng tờ nội dung trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung văn bản hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó. Đồng thời cũng thể hiện sự bảo mật thông tin, điều hành nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm dấu giáp lai cũng như phân biệt giữa dấu giáp lai và dấu treo, Công ty Luật TNHH HT Legal VN sẽ cung cấp đến quý đọc giả những thông tin, kiến thức liên quan đến vấn đề này.
I. Cơ sở pháp lý
Nghị định 30/2020/NĐ/CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
II. Nội dung
1. Khái niệm dấu giáp lai?
Hiện nay dấu giáp lai được sử dụng rất phổ biến trong các văn bản, tuy nhiên trong các văn bản pháp luật hiện hành không có định nghĩa về dấu giáp lai. Có thể hiểu, dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để đảm bảo tính xác thực của tất cả các tờ thông tin của từng văn bản. Nhằm ngăn chặn thay đổi nội dung làm sai lệch đến kết quả của văn bản trước đó.
Việc đóng và sử dụng dấu giáp lai góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản và có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt với các trường hợp phát sinh tranh chấp trước Tòa án.
2. Cách đóng dấu giáp lai chuẩn?
Theo Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ/CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:
“1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”
Theo quy định trên thì dấu giáp lai được đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và đúng màu mực đỏ theo quy định. Việc đóng dấu giáp lai do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
3. Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo?
Điểm chung của dấu giáp lai và dấu treo là cả hai đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản được ban hành và không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Việc đóng dấu giáp lai hay dấu treo sẽ tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định nội bộ của tổ chức.
|
Phân biệt |
Dấu giáp lai |
Dấu treo |
|
Cơ sở pháp lý |
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
|
Khái niệm |
Dấu giáp lai được hiểu là con dấu đóng lề phải của tài liệu có hai tờ trở lên, để tất cả các tờ có thông tin đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản. Dấu giáp lai còn nhằm ngăn chặn thay đổi nội dung làm tài liệu bị sai lệch. |
Dấu treo là dấu được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính). |
|
Mục đích |
– Bảo đảm tính chân thực, khách quan của từng tờ trong văn bản; – Tránh văn bản bị thay thế hoặc làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó. |
– Khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính; – Nhằm thừa nhân văn bản là do cơ quan ban hành, tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ. |
|
Cách đóng dấu chuẩn |
– Đóng vào lề phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản; – Trùm lên một phần các tờ giấy; – Mỗi dấu đóng tối thiểu 02 tờ và tối đa 05 tờ. |
– Đóng lên trang đầu; – Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục; – Thông thường tên cơ quan tổ chức được viết bên trái, nên khi đóng dấu treo người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía bên trái của văn bản; – Hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính. |
|
Văn bản thường sử dụng |
Tất cả các loại văn bản có từ 02 tờ tở lên |
– Văn bản hành chính; – Văn bản lưu hành nội bộ của cơ quan, tổ chức; – Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các văn bản; – Các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán. |
Trên đây là nội dung liên quan đến dấu giáp lai theo quy định của pháp luật hiện hành. Hiểu rõ về dấu giáp lai và phân biệt được dấu giáp lai với dấu treo sẽ giúp quý khách hàng thực hiện đúng quy định, bảo vệ quyền lợi của mình khi găp phải tranh chấp.
Trên đây là những chia sẻ từ Công ty Luật TNHH HT Legal VN, trường hợp Quý khách hàng còn thắc mắc hoặc cần liên hệ hỗ trợ thì có thể liên hệ đến :
Luật sư Nguyễn Thanh Trung hoặc CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN
VP1: 37/12 Hẻm 602 Điện Biên Phủ, P.22, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q. Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
VP3: 5 Ngách 252/115 Tây Sơn, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, Tp. Hà Nội
Email: info@htlegalvn.com Hotline: 0961614040 – 0922224040 – 0945174040
