Điều lệ là một trong những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, không chỉ ghi nhận các thông tin của doanh nghiệp mà còn thể hiện cơ cấu của doanh nghiệp, các quyền, nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông, các chức danh trong công ty,…Trong bài viết này, Công ty Luật TNHH HT Legal VN xin gửi đến quý khách một số thông tin chung liên quan vấn đề lưu giữ Điều lệ tại doanh nghiệp để đảm bảo vấn đề tuân thủ pháp luật như sau:
I. Cơ sở pháp lý:
– Luật Doanh nghiệp 2020;
– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư do Chính phủ ban hành ngày 28/12/2021 (“Nghị định 122/2021/NĐ-CP”);
– Thông tư 10/2022/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/12/2022 (“Thông tư 10/2022/TT-BNV”).
II. Nội dung:
– Nghĩa vụ ban hành Điều lệ của doanh nghiệp:
Theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ gồm Điều lệ được ban hành khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Điều lệ cũng là một thành phần hồ sơ bắt buộc khi thành lập các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty cổ phần theo Điều 20.2, Điều 21.2 và Điều 22.2 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Không có quy định cụ thể về việc khi nào phải điều chỉnh Điều lệ của doanh nghiệp (trừ trường hợp đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp). Tuy nhiên, vì Điều lệ là một tài liệu quan trọng, là căn cứ để doanh nghiệp tổ chức vận hành, hoạt động, việc cập nhật Điều lệ khi có thay đổi về quy định và tình hình thực tế của doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật.
– Nghĩa vụ lưu giữ Điều lệ của doanh nghiệp:
Nghĩa vụ lưu giữ Điều lệ được quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”
Theo quy định trên, Điều lệ là một trong những tài liệu phải lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Nếu lưu giữ ở địa điểm khác, địa điểm đó phải đồng thời được ghi nhận trong Điều lệ.
Về thời hạn lưu giữ:
Theo quy định tại Mục 3.1 Phụ I Nghị định 10/2022/TT-BNV, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ Điều lệ trong thời hạn là 20 năm.
– Mức phạt đối với hành vi không lưu giữ Điều lệ tại doanh nghiệp:
Việc không lưu giữ Điều lệ tại doanh nghiệp sẽ được xem là hành vi “Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty”. Theo đó, mức phạt tiền mà doanh nghiệp có thể phải chịu theo quy định tại Điều 52.2 và Điều 4.2 Nghị định 122/2021/NĐ-CP là từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Trên đây là bài viết tư vấn vấn đề lưu giữ Điều lệ tại doanh nghiệp. Công ty Luật TNHH HT Legal VN sẵn sàng cung cấp các dịch vụ tư vấn và soạn thảo, rà soát các văn bản và tài liệu nội bộ để đảm bảo vấn đề tuân thủ của doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật Việt Nam. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH HT LEGAL VN
VP1: 37/12 Hẻm 602 Điện Biên Phủ, P.22, quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh (Bên cạnh UBND phường 22).
VP2: 207B Nguyễn Phúc Chu, P.15, quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh.
Email: info@htlegalvn.com Hotline: 09 6161 4040 – 09 4517 4040
